Clienții își cer datele singuri: GDPR direct pe pagina de status (și alte îmbunătățiri)

Până acum, dacă un client voia o copie a datelor lui sau ștergerea lor, trebuia să afle singur că are dreptul ăsta, să vă sune sau să vă scrie, iar voi introduceați cererea de mână în Clienți → Cereri GDPR. Iar acolo cererea doar stătea în evidență: butoanele „Procesează” și „Completează” schimbau statusul, nu făceau nimic cu datele.

De acum, clientul își exercită drepturile direct de pe pagina de status a reparației, iar voi rezolvați fiecare cerere dintr-un buton care chiar face ce scrie pe el. Pe scurt: mai puțin de lucru pentru voi și mai puține griji legate de GDPR.

Ce vede clientul: „Datele tale personale”

Pe pagina de status a reparației (cea din linkul primit prin SMS sau deschisă cu codul de pe bon și ultimele 4 cifre ale telefonului), sub datele service-ului, apare o secțiune nouă:

• „Nu mai vreau” mesaje de marketing. Dacă și-a dat acordul, îl poate retrage dintr-un clic, iar retragerea se aplică pe loc. Legea cere ca retragerea acordului să fie la fel de ușoară ca acordarea lui. Cu procesul-verbal electronic sau cu widgetul, acordul se dă dintr-o bifă, deci și retragerea trebuie să fie la un clic distanță.
• Cere o copie, corectarea sau ștergerea datelor. Clientul alege ce vrea, poate scrie detalii și trimite. Primește confirmarea că cererea a fost înregistrată și că va avea răspuns în cel mult 30 de zile.
• Vede stadiul cererilor: în lucru, rezolvată sau respinsă, cu motivul.

Nu i se cere nicio informație în plus, nici măcar o adresă de email: răspunsul îl primește tot pe pagina de status, cu același acces cu care a depus cererea. Nu colectăm date noi ca să răspundem la o cerere despre date.

Ce vedeți voi: bulina din meniu și butoanele care rezolvă cererea

Fiecare cerere nouă ajunge în Clienți → Cereri GDPR, cu termenul legal de 30 de zile calculat singur. Pe „Cereri GDPR” din meniul lateral apare o bulină roșie cu numărul cererilor deschise, iar la fiecare cerere nouă primiți și o notificare pe telefon sau în browser, dacă le aveți activate.

Pe fiecare cerere găsiți acum butonul potrivit tipului ei:

• Copie a datelor (acces sau portabilitate): „Pregătește răspunsul”.
• Corectare: „Deschide fișa”, care duce direct la editarea clientului. După ce corectați, apăsați „Completează”, iar nota voastră apare clientului pe pagina lui.
• Ștergere: „Șterge și anonimizează”. Detalii mai jos.

Cererea de acces: clientul își descarcă datele singur

Apăsați „Pregătește răspunsul” și ați terminat. Pe pagina de status a clientului apare imediat „Descarcă datele (PDF)”, valabil 30 de zile, plus varianta JSON, pentru cine vrea să-și mute datele la alt service (portabilitate).

PDF-ul e scris pentru oameni, nu pentru programatori: datele de identificare și contact, acordul de marketing cu data lui, toate reparațiile (model, IMEI, defect, preț, stare), de ce și cât timp păstrați datele și ce drepturi are clientul, inclusiv plângerea la ANSPDCP. Exact ce cere articolul 15 din GDPR. Se generează în momentul descărcării, din datele de atunci, și nu rămâne stocat nicăieri. Dacă clientul preferă hârtia, deschideți același PDF din cerere și îl tipăriți.

Cererea de ștergere: ce se șterge și ce rămâne

Ștergerea nu poate fi un simplu „șterge tot”: facturile se păstrează 10 ani, iar un telefon aflat în service sau în garanție are nevoie de numele și telefonul clientului. De aceea, butonul „Șterge și anonimizează” vă arată întâi exact ce urmează să se întâmple, apoi face asta:

• Fișa clientului se șterge din Clienți.
• Reparațiile încheiate și fără garanție activă se anonimizează: numele devine „Client șters (GDPR)”, iar telefonul, IMEI-ul, codul de deblocare, mesajele și procesele-verbale semnate dispar. Reparația rămâne în listă, cu modelul, defectul și prețul, pentru evidența și statisticile voastre.
• Reparațiile în lucru sau în garanție rămân neatinse, cu motivul scris („în garanție până pe…”). Contractul cu clientul nu s-a încheiat încă, iar legea permite păstrarea datelor cât timp sunt necesare.
• Facturile nu se ating: se păstrează 10 ani, cum cere legea.

Clientul vede pe pagina de status exact ce s-a șters, ce s-a păstrat și de ce.

Clienți activi și inactivi, de data asta pe bune

Eticheta „Activ” din lista de clienți era aceeași pentru toată lumea. Acum are un sens: activ e clientul cu o reparație sau altă activitate în ultimele 12 luni, iar inactiv e cel fără activitate de peste un an. Coloana s-a redenumit „Ultima activitate”, iar filtrele, fișa clientului, Analiza clienților și exportul folosesc aceeași regulă. Lista clienților inactivi vă ajută la o campanie de revenire și, pe partea de GDPR, vă arată datele pe care poate nu mai aveți motiv să le păstrați.

Tot în Analiza clienților, graficele se desenează acum animat când ajung pe ecran, iar cifrele de sus urcă până la valoarea lor, ca în Statistici.

Alte îmbunătățiri

De la articolul precedent au mai intrat:

• Certificatele de garanție și bonul de service, refăcute. Bonul de service (procesul-verbal de predare-primire, cu exemplarul clientului și al service-ului pe aceeași foaie) are acum același stil: codul reparației scris mare în antet, casete clare pentru client și telefon, codul QR cu adresa de verificare și eticheta „Exemplar client” / „Exemplar service”. Atât cel pentru reparații, cât și cel pentru telefoanele vândute au acum un aspect modern, gândit pentru tipar. În antet apar logoul de pe bonuri și datele firmei. O bandă evidentă arată perioada de garanție, cu data până la care e valabilă (calculată singură). Clientul, dispozitivul și reparația stau în casete clare, iar condițiile sunt așezate pe două coloane. Certificatul reparației are și un cod QR spre pagina de status, unde clientul își vede oricând garanția. La telefoanele vândute, cele trei intervenții în garanție sunt casete de completat de mână. Fiecare certificat încape pe o singură pagină A4.
• Ștampila la mărimea reală. La încărcarea pozei cu ștampila, o încadrați într-un cerc de mărimea ștampilei adevărate (30 mm, mărimea standard, sau cât are a voastră), iar pe fișa de recepție, procesele-verbale, certificat, deviz și contract iese exact cât cea reală. Până acum ieșea cam la jumătate. Ștampilele încărcate înainte trebuie reîncărcate o dată ca să beneficieze de asta.
• Setări → Imprimantă, refăcut: comutatoare cu explicații, mărimea rolei de etichete aleasă din dale cu forma etichetei și o previzualizare a etichetei QR.
• Șabloanele SMS stau acum pe rânduri care se deschid la clic. Fiecare are variabilele ca butoane, o previzualizare cu date de exemplu și un contor care vă avertizează când diacriticele transformă un SMS în două sau trei (și plătiți dublu).
• Verificarea în doi pași (2FA) are un card de stare clar, poate fi activată și cu cod pe email, iar codurile de rezervă se pot regenera cu parola contului. Bifa „Nu-mi mai cere codul pe acest dispozitiv” chiar ține acum 30 de zile, și după deconectare.
• Schimbarea parolei vă arată pe loc ce cerințe îndeplinește parola nouă și dacă cele două parole coincid.
• Setări → Facturare e acum un singur comutator, „Facturează direct din reparații”, cu explicații clare.
• Setări → Garanție e împărțit în secțiuni clare, iar procesul-verbal electronic și semnătura desenată stau acum într-un singur bloc.
• Scurtături de tastatură: Alt + o literă pentru acțiunile dese (reparație nouă, căutare, IMEI, statistici, clienți, comenzi, facturi, NIR, devize, garanții, contracte, rapoarte și altele). Lista se deschide cu tasta ? și fiecare scurtătură se poate schimba după preferință. Când țineți mouse-ul peste un buton, vedeți și scurtătura lui.
• Statisticile au filtre de perioadă și de tip de client vizibile pe toate filele, plus o filă nouă, Angajați.
• Tipărirea documentelor se face direct, fără să se deschidă o fereastră nouă. Pe eticheta QR alegeți ce scrie sub cod: ID-ul reparației, telefonul sau numele clientului.
• Jurnalul de securitate al firmei (Cont) se poate filtra pe perioadă, inclusiv la descărcarea CSV, și arată acum și acțiunile pe portalul partenerilor: link creat sau regenerat, punct de lucru oprit, repornit ori șters.
• În Setările Gestiunii, fiecare tab are adresa lui, deci la reîncărcarea paginii rămâneți pe tabul la care lucrați. Scurtăturile de pe pagina Acasă din Gestiune au iconițe mai mari și mai clare.
• Pe pagina Cont, descrierea planurilor e la zi, iar când e o campanie de reduceri, planurile reduse sunt marcate cu chenarul și eticheta campaniei.

Ca de obicei, dacă vă lipsește ceva sau vreți ceva altfel, scrieți-ne. Multe dintre îmbunătățirile de mai sus au pornit chiar de la voi.