Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)

Părțile

Operator de date: compania care utilizează platforma ServiceGSM.eu, pentru datele personale ale propriilor clienți finali (persoanele care aduc telefoane/dispozitive la reparat).

Persoană Împuternicită de Operator (Procesator): BACIU I. CONSTANTIN I.I., cu sediul în Str. Pescarilor, Nr. 30, Bl. BM11, Sc. D, Et. 4-5, Ap. 44, Constanța, CUI 31421913, Nr. Reg. Com. F13/402/2013, dezvoltatorul și furnizorul platformei ServiceGSM.eu, care prelucrează datele exclusiv în numele și la instrucțiunile Operatorului, prin intermediul software-ului furnizat.

Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

Obiect: găzduirea și prelucrarea tehnică a datelor introduse de Operator în platformă, necesară pentru funcționarea aplicației de gestiune a service-ului (recepție reparații, urmărire status, comunicare cu clientul, facturare).

Natură: operațiuni de stocare, organizare, consultare, transmitere (către client, prin SMS/email/pagina de status, și — la plata online a reparațiilor, dacă Operatorul a pornit-o — către procesatorul de plăți ales de Operator) și ștergere a datelor, realizate exclusiv prin funcțiile software puse la dispoziție de platformă — fără nicio prelucrare independentă, în afara instrucțiunilor Operatorului.

Scop: exclusiv furnizarea serviciului software contractat (SaaS) — gestiunea reparațiilor, comunicarea cu clienții finali și, opțional, emiterea de documente fiscale.

Durată: pe toată durata abonamentului activ al Operatorului, plus perioada de retenție descrisă în Politica de Confidențialitate și aplicată automat conform secțiunii „Ștergere și returnare date" de mai jos.

Categorii de date și persoane vizate

Persoane vizate: clienții finali ai service-ului (persoane fizice sau reprezentanți ai unor firme partenere B2B) ale căror date sunt introduse de Operator în platformă sau trimise chiar de ele, prin portalul partenerului ori prin formularul public de pe site-ul Operatorului.

Categorii de date prelucrate:

• Date de identificare și contact: nume, telefon, opțional email/adresă
• Date despre dispozitiv: model, IMEI/serie, defect reclamat, cod de deblocare (dacă e furnizat voluntar)
• Date de plată online, acolo unde Operatorul a pornit plata online a reparațiilor: numele, emailul, telefonul și adresa de facturare ale plătitorului, suma, referința reparației sau a soldului, ID-ul tranzacției primit de la procesatorul de plăți și starea plății. Datele cardului nu ajung în platformă — se introduc exclusiv pe pagina procesatorului
• Istoric reparații: status, preț, garanție, fotografii ale dispozitivului (dacă sunt atașate). Fotografiile pot fi făcute de personalul Operatorului la primirea aparatului sau încărcate de partenerul B2B din portalul pus la dispoziție de Operator — la anunțarea telefoanelor pe care le trimite și la cererea de retur în garanție; platforma reține și afișează sursa fiecărei fotografii. Fotografiile atașate unui anunț de predare care este anulat de partener sau respins de Operator sunt șterse automat, atât din platformă, cât și din spațiul de stocare al Operatorului
• Date primite prin formularul public de trimitere a unui aparat, acolo unde Operatorul a pornit funcția în widgetul de pe site-ul lui: nume, telefon, model, defect reclamat, opțional fotografii ale aparatului și adresa de la care ridică curierul, plus data, ora și adresa IP de la care a fost trimisă cererea și confirmată citirea informării Operatorului. Persoana vizată poate fi aici cineva care nu devine niciodată client — se răzgândește, greșește numărul sau nu trimite aparatul. Cererile netratate se închid automat după 60 de zile, iar fotografiile atașate lor sunt șterse atunci, atât din platformă, cât și din spațiul de stocare al Operatorului
• Date financiare aferente tranzacției: sume încasate, documente fiscale emise pe numele clientului
• Date tehnice aferente acordului electronic: adresa IP și momentul la care clientul a acceptat sau a refuzat devizul — păstrate ca dovadă a acordului, indiferent dacă răspunsul a fost dat din pagina publică de status sau din widgetul de pe site-ul Operatorului
• Date aferente documentelor semnate electronic (procesul-verbal de recepție și cel de predare), atunci când Operatorul folosește această funcție: momentul confirmării, adresa IP, identificatorul de browser, numărul de telefon către care a fost trimisă legătura, metoda prin care s-a confirmat (pe dispozitivul Operatorului sau de pe telefonul clientului), textul exact al confirmărilor bifate, precum și o copie a documentului așa cum a fost afișat clientului în momentul acceptării. Copia se păstrează pentru ca dovada să rămână citibilă și după modificarea ulterioară a formularelor
• Semnătura olografă a clientului, ca imagine, dacă Operatorul a ales să o solicite pe ecran. Nu este afișată niciodată pe pagina publică de verificare a documentelor și este accesibilă doar Operatorului și clientului care a semnat
• Toate datele de la cele două puncte de mai sus se șterg odată cu fișa de reparație de care sunt legate; nu au termen de păstrare propriu și nu supraviețuiesc ștergerii acesteia
• Date aferente notificărilor push, pentru dispozitivele pe care utilizatorii Operatorului sau reprezentanții partenerilor B2B activează notificările: adresa abonamentului de notificări generată de browser, cheile ei de criptare și tipul de browser; la parteneri, și o amprentă a linkului de portal folosit, nu linkul. Conținutul unei notificări (nume, model, serie, un fragment de mesaj) este criptat cap-coadă, trece prin serviciul de notificări al browserului și nu se păstrează. Abonamentul se șterge la dezactivare, la ștergerea utilizatorului, la regenerarea linkului partenerului sau când browserul îl invalidează
• Imaginea ștampilei și a semnăturii Operatorului, dacă acesta o încarcă din Setări — dată personală a reprezentantului care semnează în numele Operatorului. Persoana Împuternicită nu o stochează: fișierul se păstrează privat, fără link public, în Google Drive-ul Operatorului, iar platforma reține doar identificatorul lui. Imaginea este adusă din Drive numai la generarea unui document tipărit (fișa de recepție, procesele-verbale, certificatul de garanție, devizul, contractul de cumpărare) și ținută cel mult 5 minute în memoria de lucru a serverului, fără a fi scrisă pe disc sau în baza de date. Apare pe documentele tipărite și pe procesul-verbal descărcat de client, niciodată pe pagina publică de status sau de verificare. Pe procesele-verbale semnate electronic se adaugă doar la tipărire și nu intră în copia păstrată a documentului. Se șterge din Drive la înlocuire sau la scoaterea ei din Setări

Obligațiile Persoanei Împuternicite

• Prelucrează datele exclusiv la instrucțiunile documentate ale Operatorului, prin funcțiile platformei — nu le folosește în alt scop.
• Garantează confidențialitatea: personalul cu acces la infrastructură este obligat contractual la confidențialitate.
• Implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate de securitate — vezi secțiunea „Măsuri tehnice și organizatorice" de mai jos.
• Nu subîmputernicește prelucrarea unor noi terți fără a informa Operatorul și fără a-i acorda dreptul de opoziție — vezi lista de subîmputerniciți de mai jos.
• Asistă Operatorul, prin funcțiile platformei sau la cerere, în respectarea obligațiilor privind drepturile persoanelor vizate și securitatea prelucrării.

Măsuri tehnice și organizatorice

• Parole stocate exclusiv criptat — nicio parolă nu este stocată în text clar.
• Autentificare în doi pași (2FA) obligatorie pentru conturile de administrator ale Operatorului (14 zile de la anunț sau de la înregistrare), prin aplicație de autentificare, cod pe email sau passkey; disponibilă pentru toate conturile. Codurile trimise pe email sunt valabile 10 minute și se păstrează doar ca amprentă criptografică.
• Alerte de autentificare: titularul contului primește un email la o autentificare dintr-o țară nouă sau de pe un dispozitiv nou.
• Localizarea aproximativă a adreselor IP se face dintr-o bază de date păstrată pe serverele Persoanei Împuternicite (IP Geolocation by DB-IP), fără transmiterea adresei către terți.
• Criptarea secretelor în repaus: datele de acces la integrări setate de companii — parolele de email (SMTP), cheile furnizorilor de SMS, credențialele curierilor, cheile procesatorilor de plăți — precum și tokenurile ANAF SPV, Google Drive și OLX și secretele autentificării în doi pași sunt stocate criptat în baza de date (AES-128-CBC cu autentificare HMAC-SHA256), cu o cheie păstrată separat de baza de date.
• Tokenurile de acces și codurile aparatelor: tokenurile sesiunilor de autentificare și ale dispozitivelor de încredere, precum și cele ale linkurilor de activare a contului și de acord cu partenerii, sunt păstrate în baza de date doar ca amprentă criptografică (SHA-256). Tokenurile linkurilor trimise clienților finali și partenerilor — pagina de status a reparației și a lotului, verificarea documentelor semnate, dezabonarea din emailuri, confirmarea înregistrării — sunt stocate criptat și căutate după amprenta lor. Codurile de deblocare (PIN, parolă sau model) ale aparatelor primite în service și parola aparatului din devize sunt stocate criptat, cu aceeași cheie separată. O copie a bazei de date nu permite, prin urmare, intrarea în conturi, deschiderea linkurilor publice sau citirea codurilor aparatelor.
• Autentificare rezistentă la phishing: autentificare cu passkey sau cheie de securitate (standardul FIDO2 / WebAuthn: amprentă, Face ID, Windows Hello sau o cheie fizică de tip YubiKey), cu verificarea obligatorie a persoanei — PIN sau biometrie pe dispozitiv; o cheie folosită fără PIN este refuzată. La cerere, contul poate fi setat să intre doar cu passkey sau cheie, cu parola și autentificarea Google dezactivate.
• Reconfirmarea identității și notificarea administratorilor: confirmare suplimentară a identității la schimbările sensibile — contul bancar (IBAN), cheile plăților online, setările de email (SMTP), exportul datelor clienților, descărcarea backup-ului, adăugarea unui administrator sau a unei chei — prin cheie, cod 2FA, parolă sau un cod trimis pe email, valabil 10 minute; după fiecare astfel de schimbare, administratorii companiei primesc un email de anunț.
• Control al accesului pe roluri, în cadrul fiecărei companii: Operatorul autorizează nominal persoanele care pot intra în contul său, stabilește pentru fiecare un rol și modulele la care are acces și poate retrage accesul oricând, cu închiderea imediată a sesiunilor deschise. Exportul datelor clienților finali, ștergerea reparațiilor, backupul și restaurarea, precum și jurnalul de securitate rămân rezervate administratorului companiei și nu pot fi acordate prin drepturi pe module. Fiecare acțiune înregistrată în jurnal identifică utilizatorul care a efectuat-o.
• Izolare multi-tenant între companii, întărită la nivel de bază de date (Row-Level Security) pe toate tabelele care conțin date ale unei companii — reparații, clienți finali, stocuri și gestiune, devize și facturi, contracte, certificate de garanție, casă și documente fiscale, precum și conturile de utilizator ale platformei. Chiar dacă o interogare ar omite filtrul de companie, baza de date nu returnează rândurile altei companii. Contextul companiei este stabilit la începutul fiecărei tranzacții, nu o singură dată per conexiune.
• Tabelele fără date de companie (setări globale, cache-uri tehnice, jurnale de protecție antiabuz) sunt, prin natura lor, în afara acestei izolări și nu conțin date ale clienților finali.
• Ștampila cu semnătura Operatorului nu este stocată de platformă: fișierul stă privat, fără link public, în Google Drive-ul Operatorului și este citit doar la generarea unui document tipărit; nu este scris pe disc sau în baza de date și nu apare pe paginile publice.
• Conexiuni criptate HTTPS/SSL/TLS pentru tot traficul.
• Bază de date protejată prin autentificare, fără acces anonim sau neautentificat.
• Backup automat și regulat al bazei de date, criptat simetric (AES-256) înainte de a fi stocat, atât local cât și pe un al doilea sediu de stocare.
• Monitorizarea acceselor și sesiunilor active.
• Protecție împotriva atacurilor (rate limiting, Fail2ban, Cloudflare).

Vezi și secțiunea „Securitatea Datelor" din Politica de Confidențialitate pentru context suplimentar.

Subîmputerniciți (sub-procesatori)

Operatorul este de acord, prin prezentul acord, cu utilizarea următorilor subîmputerniciți, strict necesari funcționării platformei. Orice modificare a acestei liste (adăugare/înlocuire) va fi comunicată Operatorului, care are dreptul de a se opune motivat înainte de intrarea în vigoare a modificării.

Asistență pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate

Persoana Împuternicită pune la dispoziția Operatorului, prin funcțiile platformei, mijloacele necesare pentru a răspunde cererilor persoanelor vizate privind accesul, rectificarea, ștergerea sau portabilitatea datelor lor. Pentru cereri care depășesc funcțiile disponibile în platformă, Persoana Împuternicită asistă Operatorul la cerere, în termenul rezonabil necesar respectării termenului legal de răspuns.

Notificarea unei încălcări a securității datelor

Ștergere și returnare a datelor la încetarea contractului

La încetarea abonamentului, fără reînnoire, se aplică mecanismul descris în Politica de Confidențialitate ( „Cât timp păstrăm datele" ):

• Operatorul are la dispoziție 30 de zile de la expirarea licenței pentru a exporta datele (din pagina de Cont, „Descarcă datele mele (PDF)").
• Operatorul este notificat prin email la expirare și, dacă nu reînnoiește, o a doua oară cu aproximativ 7 zile înainte de termenul-limită.
• După acest termen, datele clienților finali (nume, telefon, istoric reparații) sunt șterse definitiv și ireversibil.
• Excepții — următoarele categorii sunt păstrate și după ștergerea contului, fiecare cu temei propriu:
  • Documentele de facturare — obligație legală de arhivare fiscală (10 ani), indiferent de starea contului.
  • Jurnalul de audit GDPR și cererile persoanelor vizate (inclusiv datele de contact ale solicitantului și adresa IP de la care a fost făcută cererea) — dovadă că o cerere a fost primită și onorată, păstrată în temeiul obligației de responsabilitate din art. 5 alin. (2) GDPR. Legătura către fișa clientului este ruptă la ștergere.
  • Comenzile de abonament și cererile de ștergere a contului — dovadă a relației contractuale și a executării ei.
• Restul datelor — inclusiv toate datele clienților finali (nume, telefon, istoric reparații, fotografii, consimțăminte) — sunt șterse definitiv, într-o singură operațiune care fie reușește integral, fie nu modifică nimic.

Audit și dovadă de conformitate

Operatorul are dreptul de a solicita dovezi rezonabile ale conformității Persoanei Împuternicite cu prezentul Acord — inclusiv acest document și, la cerere justificată, extrase din jurnalul intern de retenție și ștergere a datelor (acțiunile automate de notificare/ștergere aplicate contului său).

Modificarea Acordului

Persoana Împuternicită poate actualiza prezentul Acord, de exemplu la schimbarea măsurilor tehnice sau a listei de subîmputerniciți. Fiecare versiune nouă este comunicată Operatorului pe email, la adresa contului, și este publicată pe această pagină, cu descrierea modificărilor în secțiunea „Versiune document”.

Modificările se aplică de la data comunicării pe email, fără să fie necesară o nouă confirmare; continuarea utilizării platformei constituie acceptarea versiunii actualizate.

Excepție face adăugarea sau înlocuirea unui subîmputernicit (art. 28 alin. 2 GDPR): Operatorul poate obiecta în termen de 14 zile de la comunicare, scriind la office@servicegsm.eu. În cazul unei obiecții întemeiate, părțile caută o soluție; dacă nu se găsește una, Operatorul poate înceta utilizarea platformei, cu exportul datelor sale. Lipsa unei obiecții în acest termen constituie acceptarea subîmputernicitului.

Acceptarea inițială a Acordului, la înregistrare, rămâne explicită și se păstrează împreună cu data, adresa IP și versiunea acceptată.

Versiune document