Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)

Părțile

Operator de date: compania care utilizează platforma ServiceGSM.eu, pentru datele personale ale propriilor clienți finali (persoanele care aduc telefoane/dispozitive la reparat).

Persoană Împuternicită de Operator (Procesator): BACIU I. CONSTANTIN I.I., cu sediul în Str. Pescarilor, Nr. 30, Bl. BM11, Sc. D, Et. 4-5, Ap. 44, Constanța, CUI 31421913, Nr. Reg. Com. F13/402/2013, dezvoltatorul și furnizorul platformei ServiceGSM.eu, care prelucrează datele exclusiv în numele și la instrucțiunile Operatorului, prin intermediul software-ului furnizat.

Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

Obiect: găzduirea și prelucrarea tehnică a datelor introduse de Operator în platformă, necesară pentru funcționarea aplicației de gestiune a service-ului (recepție reparații, urmărire status, comunicare cu clientul, facturare).

Natură: operațiuni de stocare, organizare, consultare, transmitere (către client, prin SMS/email/pagina de status) și ștergere a datelor, realizate exclusiv prin funcțiile software puse la dispoziție de platformă — fără nicio prelucrare independentă, în afara instrucțiunilor Operatorului.

Scop: exclusiv furnizarea serviciului software contractat (SaaS) — gestiunea reparațiilor, comunicarea cu clienții finali și, opțional, emiterea de documente fiscale.

Durată: pe toată durata abonamentului activ al Operatorului, plus perioada de retenție descrisă în Politica de Confidențialitate și aplicată automat conform secțiunii „Ștergere și returnare date" de mai jos.

Categorii de date și persoane vizate

Persoane vizate: clienții finali ai service-ului (persoane fizice sau reprezentanți ai unor firme partenere B2B) ale căror date sunt introduse de Operator în platformă.

Categorii de date prelucrate:

• Date de identificare și contact: nume, telefon, opțional email/adresă
• Date despre dispozitiv: model, IMEI/serie, defect reclamat, cod de deblocare (dacă e furnizat voluntar)
• Istoric reparații: status, preț, garanție, fotografii ale dispozitivului (dacă sunt atașate)
• Date financiare aferente tranzacției: sume încasate, documente fiscale emise pe numele clientului

Obligațiile Persoanei Împuternicite

• Prelucrează datele exclusiv la instrucțiunile documentate ale Operatorului, prin funcțiile platformei — nu le folosește în alt scop.
• Garantează confidențialitatea: personalul cu acces la infrastructură este obligat contractual la confidențialitate.
• Implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate de securitate — vezi secțiunea „Măsuri tehnice și organizatorice" de mai jos.
• Nu subîmputernicește prelucrarea unor noi terți fără a informa Operatorul și fără a-i acorda dreptul de opoziție — vezi lista de subîmputerniciți de mai jos.
• Asistă Operatorul, prin funcțiile platformei sau la cerere, în respectarea obligațiilor privind drepturile persoanelor vizate și securitatea prelucrării.

Măsuri tehnice și organizatorice

• Parole stocate exclusiv criptat — nicio parolă nu este stocată în text clar.
• Autentificare în doi pași (2FA) disponibilă pentru toate conturile.
• Izolare multi-tenant între companii, întărită la nivel de bază de date (Row-Level Security) pentru reparații, datele clienților finali (GDPR) și conturile de utilizator ale platformei.
• Conexiuni criptate HTTPS/SSL/TLS pentru tot traficul.
• Bază de date protejată prin autentificare, fără acces anonim sau neautentificat.
• Backup automat și regulat al bazei de date, criptat simetric (AES-256) înainte de a fi stocat, atât local cât și pe un al doilea sediu de stocare.
• Monitorizarea acceselor și sesiunilor active.
• Protecție împotriva atacurilor (rate limiting, Fail2ban, Cloudflare).

Vezi și secțiunea „Securitatea Datelor" din Politica de Confidențialitate pentru context suplimentar.

Subîmputerniciți (sub-procesatori)

Operatorul este de acord, prin prezentul acord, cu utilizarea următorilor subîmputerniciți, strict necesari funcționării platformei. Orice modificare a acestei liste (adăugare/înlocuire) va fi comunicată Operatorului, care are dreptul de a se opune motivat înainte de intrarea în vigoare a modificării.

Asistență pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate

Persoana Împuternicită pune la dispoziția Operatorului, prin funcțiile platformei, mijloacele necesare pentru a răspunde cererilor persoanelor vizate privind accesul, rectificarea, ștergerea sau portabilitatea datelor lor. Pentru cereri care depășesc funcțiile disponibile în platformă, Persoana Împuternicită asistă Operatorul la cerere, în termenul rezonabil necesar respectării termenului legal de răspuns.

Notificarea unei încălcări a securității datelor

Ștergere și returnare a datelor la încetarea contractului

La încetarea abonamentului, fără reînnoire, se aplică mecanismul descris în Politica de Confidențialitate ( „Cât timp păstrăm datele" ):

• Operatorul are la dispoziție 30 de zile de la expirarea licenței pentru a exporta datele (din pagina de Cont, „Descarcă datele mele (PDF)").
• Operatorul este notificat prin email la expirare și, dacă nu reînnoiește, o a doua oară cu aproximativ 7 zile înainte de termenul-limită.
• După acest termen, datele clienților finali (nume, telefon, istoric reparații) sunt șterse definitiv și ireversibil.
• Excepție: documentele de facturare sunt păstrate separat, conform obligațiilor legale de arhivare fiscală (10 ani), indiferent de starea contului.

Audit și dovadă de conformitate

Operatorul are dreptul de a solicita dovezi rezonabile ale conformității Persoanei Împuternicite cu prezentul Acord — inclusiv acest document și, la cerere justificată, extrase din jurnalul intern de retenție și ștergere a datelor (acțiunile automate de notificare/ștergere aplicate contului său).

Versiune document