ServiceGSM.eu
Instalează aplicația pe telefon
Dacă administrezi un service GSM sau un magazin de piese și accesorii, know-how-ul ăsta îți poate economisi ore întregi în fiecare lună: în loc să deschizi factura de la furnizor, să transcrii manual fiecare piesă, cantitate și preț într-un NIR, poți genera recepția automat, direct din factura descărcată prin SPV. ServiceGSM.eu face acest lucru posibil printr-un flux integrat între modulul de e-Factura și modulul de Gestiune stoc.
În acest articol treci prin întregul proces, exact așa cum arată în aplicație, pas cu pas.
Recepția manuală de marfă are două probleme clasice: consumă timp și e predispusă la erori de transcriere (o cantitate greșită, un preț copiat aiurea, o piesă uitată). Când NIR-ul se generează direct din liniile facturii XML primite prin SPV, ambele probleme dispar aproape complet — datele vin deja structurate de la furnizor, tu doar le confirmi și le ajustezi dacă e nevoie.
În plus, sistemul ține minte ce ai recepționat deja dintr-o factură, astfel încât nu poți introduce aceleași produse de două ori în stoc din greșeală, chiar dacă revii peste o săptămână la aceeași factură pentru a recepționa restul liniilor.
Odată ce ai conectat compania la SPV (Spațiul Privat Virtual ANAF) din modulul e-Factura, facturile primite de la furnizori apar automat în lista de facturi primite, împreună cu XML-ul original și PDF-ul generat. Nu trebuie să descarci nimic manual de pe site-ul ANAF — aplicația face asta pentru tine.
Intri în modulul Gestiune, tabul SPV ANAF, secțiunea Primite, și găsești acolo toate facturile de achiziție înregistrate în SPV pentru compania ta, cu furnizor, număr, dată și sumă.
Pentru fiecare factură primită de la un furnizor, în dreptul rândului găsești un buton dropdown ⋮ Acțiuni. Îl deschizi și, printre opțiuni (descărcare PDF, descărcare XML, ZIP ANAF), apare și Generare NIR — vizibilă doar la facturile primite, nu și la cele emise. Selectezi această opțiune și se deschide fereastra dedicată — „Generare NIR din factură" — moment în care aplicația face automat două lucruri importante:
Preia din XML-ul facturii denumirea și CUI-ul furnizorului, plus numărul documentului, și le completează direct în formular (aceste câmpuri sunt needitabile, exact cum apar în factura fiscală, ca să nu existe discrepanțe față de documentul original).
Încarcă toate liniile de produse din factură — denumire, unitate de măsură, cantitate și preț — gata de verificat.
Acesta e un pas obligatoriu: selectezi gestiunea în care se face recepția. ServiceGSM.eu tratează diferit două tipuri de gestiuni, iar formularul se adaptează automat în funcție de alegerea ta:
Gestiune de piese (evidență cantitativă) — potrivită pentru piese de schimb folosite în reparații. Aici, după ce generezi NIR-ul, poți bifa opțional „Consumă imediat tot NIR-ul", ceea ce generează pe loc și un bon de consum — util dacă piesele intrate merg direct în lucru, nu stau la raft.
Gestiune de marfă (evidență globală, cu adaos comercial) — potrivită pentru produse de vânzare (huse, folii, accesorii). Aici formularul îți cere și un preț de vânzare pentru fiecare linie, ca să calculeze automat adaosul comercial.
Aplicația îți afișează și o mențiune legată de TVA, în funcție de statutul companiei tale: dacă ești plătitor de TVA, prețurile din formular sunt fără TVA (TVA-ul apare calculat separat); dacă nu ești plătitor, prețurile afișate includ deja TVA-ul, ca preț de cost real.
Nu ești obligat să recepționezi toate produsele din factură dintr-o singură mișcare. Poți bifa doar liniile pe care vrei să le introduci în stoc acum și să revii altă dată pentru restul — util, de exemplu, când o comandă vine parțial sau când vrei să distribui produsele din aceeași factură în gestiuni diferite, în mai multe NIR-uri separate.
Ai la dispoziție și butoanele rapide Bifează tot / Debifează, plus posibilitatea de a modifica manual cantitatea sau prețul pe fiecare linie, dacă e nevoie de o corecție față de XML.
Un detaliu care contează la control: dacă o linie a fost deja folosită într-un NIR generat anterior din aceeași factură, ea apare marcată vizual (estompată, cu un indicator verde și numărul NIR-ului respectiv) și nu mai poate fi bifată a doua oară. Practic, e imposibil să dublezi din greșeală o recepție deja făcută.
Data NIR-ului este precompletată cu ziua curentă, dar o poți schimba dacă recepția fizică a mărfii s-a făcut altă dată. Câmpul de observații e opțional — util dacă vrei să notezi ceva legat de starea coletului, de un discount primit verbal sau orice altă mențiune internă.
La final, apeși Generează NIR. În acel moment, ServiceGSM.eu face automat tot ce ar dura altfel minute bune de lucru manual:
NIR-ul nou apare imediat în lista de NIR-uri din modulul de Gestiune, de unde îl poți vizualiza, tipări sau exporta oricând.
Pentru un service GSM care primește zilnic sau săptămânal facturi de la furnizori de piese, fluxul acesta elimină aproape complet munca de transcriere manuală și riscul de eroare asociat. Factura vine din SPV, liniile ei devin recepție de stoc dintr-un singur formular, iar sistemul se asigură singur că nimic nu se dublează.
Dacă folosești deja ServiceGSM.eu pentru facturare și e-Factura, merită să integrezi și partea de gestiune stoc în acest flux — vei recupera timp prețios în fiecare lună, timp pe care îl poți investi în reparații, nu în contabilitate operațională.
