e-Factura pentru service GSM: ce trimiți în SPV, când și cum

Pentru un service GSM, e-Factura a venit în două valuri: întâi facturile către firme, apoi și cele către persoane fizice. Rezultatul e același: aproape orice factură pe care o emiți trebuie să ajungă și în sistemul RO e-Factura al ANAF. Mai jos, pe scurt, ce înseamnă asta în practică.

Ce facturi trimiți

• Către firme (B2B): din 2024, toate facturile către firme înregistrate în România se transmit în RO e-Factura. Aici intră reparațiile pentru magazine, distribuitori și orice client care cere factură pe firmă.
• Către persoane fizice (B2C): din 1 ianuarie 2025 se transmit și facturile emise persoanelor fizice.
• Bonul fiscal: dacă ai încasat prin casa de marcat și ai dat bon fiscal unei persoane fizice, pentru acea vânzare nu mai emiți și nu mai trimiți factură — decât dacă clientul o cere.

În ce termen

Factura se transmite în 5 zile calendaristice de la emitere. Practic, cel mai simplu e să pleci de la regula „emisă azi, trimisă azi”: un program care trimite factura automat la emitere te scapă de socoteala termenului.

Clientul persoană fizică nu vrea să-și dea CNP-ul

Nu ești obligat să-l ceri. Dacă clientul nu comunică CNP-ul, în factura electronică se completează 13 zerouri (0000000000000) în locul lui. Numele și adresa rămân pe factură.

Ce trebuie să aibă factura unei reparații

• Datele tale și ale clientului (la firme: CUI, adresă; pentru județ și localitate, ANAF are reguli stricte de scriere).
• Serviciul prestat și piesele, fiecare cu cota de TVA (sau mențiunea de scutire, dacă nu ești plătitor de TVA).
• Pentru telefoanele second-hand vândute în regim special, mențiunea regimului special.
• Opțional, dar util: modelul și IMEI-ul telefonului pe factură, ca să se lege fără dubiu de reparație.

Cum conectezi firma la SPV

O singură dată, cu certificatul digital calificat al firmei (token), autorizezi programul de facturare să trimită în numele tău. După aceea, trimiterea și descărcarea facturilor primite se fac automat. Facturile primite de la furnizorii de piese le găsești tot în SPV — un program bun le descarcă singur și le poate transforma în intrare în stoc (NIR).

Greșeala de evitat: datele introduse de două ori

Multe service-uri țin reparațiile într-un program și facturile în altul. Asta înseamnă că numele clientului, prețul și piesele se copiază de mână, iar greșelile apar exact acolo. În ServiceGSM factura se emite direct din reparație, cu modelul și IMEI-ul pe ea, și pleacă singură în SPV; la plata online a reparației, factura se emite automat. Gestiunea pieselor, casa și rapoartele sunt în aceeași aplicație.

Regulile fiscale se schimbă des. Ghidul de față e informativ; pentru situația firmei tale (plătitor de TVA sau nu, regim special, clienți din afara țării) verifică întotdeauna cu contabilul.